Google E-Tablolar Proje Yönetimi Şablonları

Projelerin çoğu metodoloji eksikliği nedeniyle başarısız olmaz; bir salı günü neyin geciktiğini ve kimin sahip olduğunu kimsenin söylememesi nedeniyle başarısız olur. Bu bir veri sorunudur ve elektronik tablolar veri sorunlarında iyidir. Bu kategorideki proje yönetimi şablonları, kapsam, sahipleri, tarihleri ve durumu düz ızgaralarda tutar — satın alınacak lisans ve ekibin öğreneceği araç olmaksızın Google E-Tablolar veya Excel'de açılan ücretsiz .xlsx dosyaları. Bir yenileme, müşteri projesi veya birkaç kişi tarafından yürütülen bir ürün lansmanı için bu genellikle doğru yazılım miktarıdır.

Proje takipçisi: görevler, sahipler, durum, tarihler

Elektronik tablo proje yönetiminin çalışan çekirdeği, görev başına bir satır ve dört dürüst sütunlu bir takipçidir: ne, kim, ne zamana kadar ve nerede. Bir kontrol öncesi sahibe göre filtreleyin ve gündem kendiliğinden oluşur; tarihe göre sıralayın ve gerçekleşmeden önce bir sonraki kayma görünür olur. Google E-Tablolar'daki proje takipçisi güncel kalır; çünkü paylaşılan vardiya çizelgesiyle aynı nedenden — tek bir kopya var ve herkes onu düzenliyor.

Tek sekmede kapsam içeren basit bir proje planı

Basit bir proje planı şablonu, görev listesinin etrafına çerçeve ekler: hedef, aşamalar, kilometre taşları ve kimler dahil. Kapsamı iş başlamadan önce yazmak gösterişsizdir ve güvenilir biçimde kullanışlıdır — plan sekmesi gerçekte neyin üzerinde anlaşıldığının referansı haline gelir; bu, herhangi bir durum toplantısından daha fazla anlaşmazlığı çözer. Küçük projelerin tek sekmeden daha fazla plana ihtiyacı nadiren vardır.

Zaman çizelgeleri, yol haritaları ve Gantt şemaları

Listenin değil çalışmanın sırası daha önemli olduğunda, ızgara şekil değiştirir: sütunlarda haftalar, satırlarda iş akışları, ikisinin kesiştiği yerde renkli çubuklar. Bu, proje zaman çizelgesini (ne zaman ne oluyor), yol haritasını (neyin arkasından ne geliyor) ve bağımlılıklar çizildiğinde Gantt şemasını kapsar. E-Tablolar eklenti olmadan üçünü de yönetir — koşullu biçimlendirme çubukları çizer — ve aynı görev başına bir satır verisi hangi görünümün projeye ihtiyaç duyduğunu besleyebilir.

Gündemler, RACI tabloları ve OKR'ler: koordinasyon sayfaları

Proje yönetimi yarı takip, yarı koordinasyondur ve koordinasyon yarısı da bir ızgaraya sığar. Toplantı gündemi sayfası, konuları, zaman bloklarını ve kararları tek bir yerde tutar; RACI tablosu, karışıklık başlamadan önce kimin sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilen olduğunu yazar; OKR sayfası her hedefi onu hareket ettirip ettirmediğini söyleyen sayılarla eşleştirir. Bu belgelerin hiçbirinin bir ekrandan uzun olması gerekmez.

Elektronik tablonun proje yönetimi yazılımını geçtiği noktalar

Özel araçlar, büyük ekiplerle, derin bağımlılıklarla ve entegrasyonlarla maliyetlerini haklı kılar. O çizginin altında — ve projelerin çoğu bunun altında yaşar — elektronik tablo, takibin gerçekleşip gerçekleşmeyeceğine karar veren ölçüte göre kazanır: herkes zaten nasıl kullanacağını biliyor. Koltuk yok, katılım yok, proje bittiğinde kendi verilerinizi dışa aktarmıyorsunuz. Dosya kayıttır.

Proje yönetimi şablonu nasıl seçilir?

En çok ihtiyaç duyduğunuz sorudan başlayın. "Neyin geciktiği?" takipçiyi ister; "ne üzerinde anlaşıldı?" planı; "ne zaman ne oluyor?" bir zaman çizelgesi; "kim karar veriyor?" RACI. Sahipleri olmayan tek seferlik görev listeleri kontrol listesi ve yapılacaklar şablonlarında daha sade yaşar. Açılış kılavuzu, bu .xlsx dosyalarının herhangi birini Google E-Tablolar'a almayı gösterir ve daha geniş planlama şablonları bölümü, proje tarihlerinin üzerine düştüğü takvimleri ve programları barındırır.