Google スプレッドシート用 プロジェクト管理テンプレート

プロジェクトの多くは方法論の欠如で失敗するのではありません。火曜日に「何が遅れていて、誰の担当か」が誰も言えなくなって失敗します。それはデータの問題であり、スプレッドシートはデータの問題が得意です。このカテゴリのプロジェクト管理テンプレートはスコープ・担当者・日付・ステータスをシンプルなグリッドで保持します。無料.xlsxとしてGoogle スプレッドシートまたはExcelで開け、購入ライセンスも、チームが習得すべきツールも不要です。少人数で進める改修工事、クライアント案件、製品ローンチには、これで十分なソフトウェアです。

プロジェクトトラッカー：タスク・担当者・ステータス・日付

スプレッドシートによるプロジェクト管理の核心は、1行1タスク・4列のトラッカーです。何を、誰が、いつまでに、今どこまで進んでいるか。チェックイン前に担当者でフィルタすればアジェンダが自動的に出来上がります。日付でソートすれば次の遅れが発生前に見えてきます。Google スプレッドシートのプロジェクトトラッカーが最新の状態に保たれる理由は共有のローテーション表と同じです。コピーが1つで、全員が編集するからです。

シンプルなプロジェクトプラン、スコープを1タブに

シンプルなプロジェクトプランテンプレートにはタスクリストの周辺の枠組みが加わります。目的・フェーズ・マイルストーン・関与者。作業開始前にスコープを書き出すのは地味で確実に役立ちます。プランタブは実際に合意された内容の参照元になり、どんな状況確認会議よりも多くの議論を解決します。小規模なプロジェクトは1タブに収まるプラン以上のものを必要とすることはほとんどありません。

タイムライン、ロードマップ、ガントチャート

作業の順序がリストよりも重要な場合、グリッドの形が変わります。列に週、行に作業ストリーム、交差点に色付きバーが入ります。これがプロジェクトタイムライン（何がいつ起こるか）、ロードマップ（何が何の後に来るか）、そして依存関係を追加するとガントチャートになります。スプレッドシートはプラグインなしですべてに対応します。条件付き書式でバーを描き、同じ1行1タスクのデータがプロジェクトの必要に応じたビューをどれでも提供できます。

アジェンダ、RACI表、OKR：調整シート

プロジェクト管理は追跡と調整の半々です。調整の半分もグリッドに収まります。ミーティングアジェンダシートはトピック・時間枠・決定事項を1か所にまとめます。RACI表は混乱が始まる前に誰が責任・承認・相談・情報共有を担うかを書き出します。OKRシートは各目標と、それが動いているかを示す数値を対で管理します。これらのドキュメントはどれもスクリーン1枚より長くなる必要はありません。

スプレッドシートがプロジェクト管理ソフトウェアに勝る場面

専用ツールは大規模チーム、複雑な依存関係、インテグレーションでコストに見合います。それ以下の規模では、そしてほとんどのプロジェクトはその以下の規模ですが、スプレッドシートは追跡が実際に行われるかどうかを決める指標で勝ります。全員がすでに使い方を知っているからです。ライセンス料不要、オンボーディング不要、プロジェクト終了時に自分のデータをエクスポートする必要なし。ファイルが記録です。

プロジェクト管理テンプレートの選び方

最もよく答える必要のある問いから選びましょう。「何が遅れている？」にはトラッカーが、「何に合意した？」にはプランが、「何がいつ起きる？」にはタイムラインが、「誰が決める？」にはRACIが必要です。担当者のいない1回限りのタスクリストならチェックリスト・ToDoテンプレートでシンプルに管理できます。開き方ガイドでこれらの.xlsxファイルのGoogle スプレッドシートへの取り込み方法を説明しています。プランニングテンプレートの残りのセクションにプロジェクトの日付が指すカレンダーとスケジュールがあります。