PAYVEX: реестр счетов в Google Таблицах

Одна строка на каждый выставленный счёт, четыре цифры вверху — PAYVEX отвечает на ежедневный фрилансерский вопрос без лишних поисков: сколько денег в пути, сколько поступило и что просрочено. Скачивается бесплатно в формате .xlsx и одинаково работает в Google Таблицах, Excel и LibreOffice.

Что реестр счетов показывает с первого взгляда

Четыре ключевых показателя сидят над таблицей и читают весь лист: итого выставлено, получено, к оплате и количество просроченных счетов. Это простые суммы и условные счётчики по строкам ниже — зарегистрируйте счёт или отметьте его оплаченным, и все четыре числа сдвинутся вместе с ним. Без обновлений, без скриптов.

Что внутри реестра счетов

Девять колонок на каждый счёт: номер, клиент, дата выставления, дата оплаты, сумма, выпадающий список статуса (Черновик, Отправлен, Оплачен), дата получения оплаты, дней просрочки и заметки. «Дней просрочки» — колонка, которую вы никогда не заполняете сами: таблица сравнивает дату оплаты каждого неоплаченного счёта с сегодня и считает задержку, а когда счёт помечается «Оплачен» — замолкает. Цветовые правила работают поверх: строка краснеет, когда счёт просрочен и не получен, желтеет, если срок оплаты наступает в ближайшие семь дней, зеленеет — при оплате. Десять примеров счетов приходят сразу в трёх состояниях намеренно, чтобы форматирование было видно до того, как вы введёте свои данные. Статусы живут на небольшом листе «Списки»; переименовать один или добавить свой — правка одной ячейки.

Как отслеживать счета в Google Таблицах

1. Регистрируйте каждый выставляемый счёт с датами и суммой.
2. Поддерживайте «Статус» актуальным — и когда отмечаете «Оплачен», ставьте дату получения.
3. Следите за красными строками: просроченные, неполученные счета, по которым «Дней просрочки» ведёт счёт.
4. Читайте шапку для суммы выставленных, полученных и к оплате в любой момент.
5. Сортируйте по «Дате оплаты», чтобы выстроить ближайшие поступления.

Реестр счетов на двенадцати языках

PAYVEX выходит в двенадцати языковых изданиях — отдельные .xlsx с переведёнными заголовками колонок, статусами, форматами дат и валюты, формулы нетронутые. Скачайте то, что соответствует языку вашей страницы; руководство по открытию объяснит, как загрузить любое из них в Google Таблицы.

Реестр предполагает, что счета уже существуют. Если медленным звеном является их создание, INVIX строит сам счёт из каталогов клиентов и позиций — две таблицы спроектированы работать в паре и обе собраны в категории шаблоны счетов в Google Таблицах.