SHIFTORA: Dienstplan-Vorlage für Google Sheets

SHIFTORA bringt eine Woche Schichten auf einen Bildschirm und prüft sie gleich mit. Du trägst dein Team ein, gibst den Montag der Woche an und wählst für jede Person und jeden Tag eine Schicht; die Tabelle summiert die Stunden jeder Person gegen ihren Vertrag und zählt, wie viele Leute in jeder Schicht sind, und markiert unterbesetzte Tage rot. Es ist eine Dienstplan-Vorlage für Google Sheets, kostenlos als .xlsx und auch mit Excel nutzbar.

Eine Schichtplan-Vorlage für Google Sheets

Der Tab Schichten legt die Schichten fest: Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst und Tagdienst im Beispiel, jeweils mit Beginn, Ende und Pause, dazu Frei und Urlaub. Die bezahlten Stunden ergeben sich aus diesen Zeiten, auch bei Schichten über Mitternacht. Im Tab Dienstplan hat jede Person eine Zeile mit Funktion und sieben Tageszellen, und jede Zelle nimmt eine Schicht aus dem Dropdown. Die Tagesköpfe datieren sich ab dem Montag, den du einträgst, sodass derselbe Tab für jede Woche passt. Frei ist grau, Urlaub gelb hinterlegt.

Stunden gegen Vertrag je Mitarbeiter

Für jede Person sucht die Spalte Stunden per VLOOKUP die bezahlten Stunden jeder Schicht der Woche und addiert sie. Daneben trägst du die Vertragsstunden ein, und Differenz zeigt die Abweichung: rot, wenn jemand über dem Vertrag eingeplant ist, gelb, wenn darunter. Über dem Raster zeigen drei Summen Personal, geplante Stunden und Vertragsstunden, sodass du sofort siehst, ob die Woche insgesamt darüber oder darunter liegt.

Besetzung je Schicht und Tag im Dienstplan

Unter dem Raster listet die Besetzungstabelle jede Arbeitsschicht mit der Zahl der benötigten Personen. Für jeden Tag zählt ein COUNTIF, wie viele Leute in dieser Schicht sind; die Zelle wird grün, wenn die Schicht besetzt ist, und rot, wenn jemand fehlt. In der Beispielwoche eines kleinen Pflegeteams ist der Frühdienst am Mittwoch und Sonntag nur mit einer statt zwei Personen besetzt, im Spätdienst fehlt von Freitag bis Sonntag je eine Person und der Tagdienst am Wochenende ist unbesetzt, sodass jede Lücke vor Wochenbeginn auffällt. Ändere eine Schicht im Raster, und die Zählung passt sich sofort an.

So erstellst du den Dienstplan für dein Team

1. Passe Namen und Zeiten der Schichten in Schichten an; Frei und Urlaub bleiben in ihren Zeilen.
2. Trage den Montag der Woche im Dienstplan ein.
3. Liste dein Team mit Funktion und Vertragsstunden auf.
4. Wähle für jede Person und jeden Tag eine Schicht.
5. Behebe rote Zellen in der Besetzung und rote Differenzen bei den Stunden.

Eine kostenlose Dienstplan-Vorlage in elf Sprachen

SHIFTORA gibt es in elf Ausgaben mit übersetzten Tabs, Schichten und Überschriften und lokalen Zeitformaten; Suchen und Zählungen sind überall gleich. Die Anleitung zum Öffnen erklärt den Import. Urlaub, der jemanden aus dem Plan nimmt, führst du in LEAVIX, dem Urlaubs-Tracker, die tatsächlich gearbeiteten Stunden in BIHORA, dem 14-tägigen Stundenzettel. Weitere Tabellen findest du unter Vorlagen für Personalwesen und Zeiterfassung.