ATTENDIX: Aanwezigheidslijst voor Google Sheets

ATTENDIX is de presentielijst die veel kleine teams op papier bijhouden, overgezet naar een spreadsheet die meetelt. Je kiest de maand, zet je mensen erin en markeert elke werkdag met een code; de sheet telt elke code per persoon en berekent een aanwezigheidspercentage per medewerker en voor het team. Het is een aanwezigheidslijst-template voor Google Sheets, gratis als .xlsx en ook bruikbaar in Excel.

Een aanwezigheidslijst in Google Sheets met dagcodes

Het tabblad Aanwezigheid is een raster: medewerkers en afdelingen onder elkaar, de dagen van de gekozen maand naast elkaar, met de weekdag boven elk getal. Typ de eerste dag van een willekeurige maand bij Maand en de 28, 29, 30 of 31 dagkolommen krijgen vanzelf nieuwe koppen; overtollige kolommen van een korte maand blijven leeg. Weekenden zijn grijs. Elke cel neemt een code uit de keuzelijst: A aanwezig, T thuiswerk, L te laat, H halve dag, AF afwezig, Z ziek en V vakantie. Het tabblad Codes bevat die letters en hun betekenis; pas je ze aan, dan volgen keuzelijst en totalen.

Aanwezigheidspercentage en maandtotalen per medewerker

Rechts van het raster tellen zeven kolommen elke code van de persoon met COUNTIF, en een achtste geeft het aanwezigheidspercentage: dagen aanwezig, thuis en te laat, plus de helft van elke halve dag, gedeeld door alle dagen met een werkcode. Vakantie valt aan beide kanten van de berekening weg, dus een week vrij drukt niemands percentage. Onder de 90% wordt de cel oranje. In het raster is afwezig rood, ziek oranje en vakantie groen, zodat patronen meteen opvallen. Erboven vatten drie cijfers de maand samen: medewerkers, afwezige dagen en aanwezigheid van het team.

Zo gebruik je de template voor aanwezigheidsregistratie

1. Typ de eerste dag van de maand die je bijhoudt.
2. Zet je medewerkers met hun afdeling in de lijst.
3. Kies elke werkdag voor iedereen een code uit de keuzelijst.
4. Lees totalen en percentage af aan het eind van elke regel.
5. Dupliceer aan het eind van de maand het tabblad, wijzig de maand en wis de codes.

Het septembervoorbeeld toont acht mensen met thuiswerkdagen, te laat komen, halve dagen, ziektedagen, twee afwezige dagen en een week vakantie, zodat alle kleuren en totalen al gevuld zijn.

Een aanwezigheidslijst in elf talen

ATTENDIX verschijnt in elf edities met vertaalde tabbladen en betekenissen en codes die bij de woorden van elke taal passen; de formules zijn gelijk. De openingsgids legt uit hoe je de .xlsx in Google Sheets opent. Losse afwezigheden met reden en Bradford-factor passen beter in ABSORA, de verzuimregistratie, en verlofsaldo's in LEAVIX. Beide horen bij de HR- en urenregistratie-templates.