ABSORA: Verzuimregistratie voor Google Sheets

ABSORA is een eenvoudig overzicht van wie er afwezig was, wanneer en waarom, met het rekenwerk al gedaan. Elke afwezigheid komt in één logboek; een overzichtstabblad telt meldingen en dagen per medewerker op en berekent de Bradford-factor; een derde tabblad toont de verloren dagen per reden en per maand. Het is een verzuimregistratie voor Google Sheets zonder account of abonnement: de gratis .xlsx is het hele product en opent ook in Excel of LibreOffice. Het legt verzuim vast; het is geen juridisch of HR-advies.

Verzuim van medewerkers bijhouden met de Bradford-factor

Het tabblad Medewerkers heeft één regel per persoon: naam, afdeling, meldingen (hoeveel losse afwezigheden), dagen, ongeoorloofde meldingen en de Bradford-factor. De Bradford-factor is meldingen maal meldingen maal dagen en weegt kort, frequent verzuim dus zwaarder dan één lange periode: vijf losse dagen scoren veel hoger dan één ziekmelding van vijf dagen achter elkaar. Bij welke score je een gesprek wilt, stel je in bij Bespreken vanaf; de regel wordt rood bij die score en oranje vanaf de helft. In het voorbeeld heeft iemand vijf korte ziekmeldingen, zodat de rode markering zichtbaar is voordat je de gegevens wist.

Ziekteverzuim registreren, één regel per afwezigheid

Afwezigheid is het logboek: medewerker (uit een keuzelijst), reden, eerste dag, laatste dag, dagen, of de afwezigheid gemeld was, of er een terugkeergesprek is geweest, en notities. Dagen telt de kalenderdagen van de eerste tot en met de laatste dag. De redenen komen uit het tabblad Lijsten (Ziek, Doktersbezoek, Familieomstandigheden, Te laat gekomen, Ongeoorloofd, Overig) en kun je hernoemen of aanvullen. Ongeoorloofd verzuim kleurt rood, gemeld verzuim zonder terugkeergesprek oranje, zodat het logboek meteen een korte takenlijst voor de leidinggevende is.

Verloren dagen per maand in de verzuimregistratie

Het tabblad Per maand zet de redenen onder elkaar en zes maanden naast elkaar, vanaf een maand naar keuze. Elke cel is een SUMIFS van de dagen voor die reden bij afwezigheden die in die maand beginnen, met een totaalregel en totaalkolom. Zo beantwoord je de vragen uit een evaluatie: piekt het ziekteverzuim in de winter, of is te laat komen een incident? Verander de eerste maand en de zes kolommen schuiven mee.

Zo houd je verzuim bij in Google Sheets

1. Zet je team met afdeling in Medewerkers.
2. Pas de verzuimredenen in Lijsten aan als je andere gebruikt.
3. Noteer elke afwezigheid in Afwezigheid met eerste en laatste dag en reden.
4. Geef aan of hij gemeld was en vink het terugkeergesprek af zodra het gevoerd is.
5. Stel je bespreekscore in en bekijk de rode en oranje regels in Medewerkers.

De sheet beslist niet wat verzuim voor iemands functie betekent: de Bradford-factor is een aanleiding voor een gesprek, en de score bepaal je zelf.

Een verzuimregistratie in elf talen

ABSORA verschijnt in elf taaledities, elk een aparte .xlsx met vertaalde tabbladen, redenen en datumnotaties en dezelfde formules. Download de editie in jouw taal; de openingsgids legt de import uit als je nog nooit een .xlsx in Google Sheets hebt geopend. Gepland verlof en verlofsaldo's horen in LEAVIX, de verloftracker, en de dagelijkse aanwezigheid van het hele team in ATTENDIX, de aanwezigheidslijst. Meer sheets vind je bij de HR- en urenregistratie-templates.