ABSORA: Abwesenheitsliste für Google Sheets

ABSORA ist eine schlichte Liste, wer wann und warum gefehlt hat, und das Zählen übernimmt die Tabelle. Jede Abwesenheit kommt in ein einziges Protokoll; eine Übersicht summiert Fälle und Tage je Person und berechnet den Bradford-Faktor; ein dritter Tab zeigt die Ausfalltage nach Grund und Monat. Es ist eine Abwesenheitsliste für Google Sheets ohne Konto und ohne Abo: Die kostenlose .xlsx ist das ganze Produkt und öffnet sich auch in Excel oder LibreOffice. Sie dokumentiert Fehlzeiten und ist keine Arbeitsrechts- oder Personalberatung.

Eine Abwesenheitsliste für Mitarbeiter mit Bradford-Faktor

Im Tab Mitarbeitende steht eine Zeile pro Person: Name, Abteilung, Fälle (wie viele getrennte Abwesenheiten), Tage, unentschuldigte Fälle und Bradford-Faktor. Der Bradford-Faktor ist Fälle mal Fälle mal Tage und gewichtet damit häufige kurze Abwesenheiten stärker als eine lange: Fünf einzelne Tage ergeben deutlich mehr Punkte als eine Krankmeldung über fünf Tage am Stück. Ab welchem Wert du ein Gespräch führen willst, legst du unter Prüfen ab Wert fest; die Zeile wird bei diesem Wert rot und ab der Hälfte gelb. In den Beispieldaten hat eine Person fünf kurze Krankheitsfälle, sodass die rote Markierung sichtbar ist, bevor du die Daten löschst.

Krankheitstage und Fehlzeiten erfassen, eine Zeile pro Abwesenheit

Abwesenheiten ist das Protokoll: Person (aus einem Dropdown), Grund, erster Tag, letzter Tag, Tage, ob die Abwesenheit genehmigt war, ob ein Rückkehrgespräch stattfand, und Notizen. Tage zählt die Kalendertage vom ersten bis zum letzten Tag, beide eingeschlossen. Die Gründe kommen aus dem Tab Listen (Krank, Arzttermin, Familiärer Notfall, Verspätung, Unentschuldigt, Sonstiges) und lassen sich umbenennen oder ergänzen. Eine unentschuldigte Abwesenheit wird rot, eine genehmigte ohne Rückkehrgespräch gelb, sodass das Protokoll zugleich eine kurze Aufgabenliste für die Führungskraft ist.

Ausfalltage je Monat in der Abwesenheitsliste-Vorlage

Der Tab Monatlich listet die Gründe untereinander und sechs Monate nebeneinander, beginnend mit einem Monat deiner Wahl. Jede Zelle ist ein SUMIFS der Tage dieses Grundes aus Abwesenheiten, die in diesem Monat beginnen, mit Summenzeile und Summenspalte. So beantwortest du die typischen Fragen einer Auswertung: ob sich Krankmeldungen im Winter häufen oder ob Verspätungen ein Einzelfall sind. Ändere den ersten Monat, und die sechs Spalten wandern mit.

Fehlzeiten von Mitarbeitern in Google Sheets erfassen

1. Trage dein Team mit Abteilung im Tab Mitarbeitende ein.
2. Passe die Abwesenheitsgründe in Listen an, falls du andere nutzt.
3. Erfasse jede Abwesenheit in Abwesenheiten mit erstem und letztem Tag und Grund.
4. Vermerke, ob sie genehmigt war, und hake das Rückkehrgespräch ab, sobald es geführt ist.
5. Lege deinen Prüfwert fest und schau dir die roten und gelben Zeilen in Mitarbeitende an.

Die Tabelle entscheidet nicht, was eine Abwesenheit für jemanden bedeutet: Der Bradford-Faktor ist ein Anlass für ein Gespräch, und den Prüfwert bestimmst du.

Eine Abwesenheitsliste in elf Sprachen

ABSORA gibt es in elf Sprachausgaben, jede als eigene .xlsx mit übersetzten Tabs, Gründen und Datumsformaten und denselben Formeln. Lade die Ausgabe in deiner Sprache herunter; die Anleitung zum Öffnen erklärt den Import, falls du noch nie eine .xlsx in Google Sheets geöffnet hast. Geplanter Urlaub und Resttage gehören in LEAVIX, den Urlaubs-Tracker, und die tägliche Anwesenheit des ganzen Teams in ATTENDIX, die Anwesenheitsliste. Weitere Tabellen findest du unter Vorlagen für Personalwesen und Zeiterfassung.